Уведомление об отпуске по графику. Уведомление о начале отпуска — образец Понятие и виды отпуска

Уведомление о начале отпуска призвано известить работника о дате начала его отдыха, который положен ему по закону. Он выдается на определенный срок ежегодно и является оплачиваемым.

Подобное уведомление должно быть отправлено получателю за две недели до начала отпуска. Исключение — случаи, когда сотрудник решил пойти в отпуск по заявлению.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составляется документ для каждого работника в письменном виде. Законодательство разрешает оповещать об отпуске в одном отделе при помощи тетради. В ней указываются фамилии сотрудников, даты отпусков. При этом каждый работник должен поставить в тетради роспись.

Если не уведомить сотрудника о начале отпуска заранее, то он вполне может попросить отложить его. А в случае отказа в ознакомлении с расписанием отпуска — на сотрудника составляют соответствующий акт.

Главные нюансы

Характеристика и сфера применения

Трудовой кодекс гарантирует каждому официально устроенному на работу гражданину наличие отпуска, в ходе которого за ним будет сохранено его рабочее место.

Существует несколько типов подобного “отдыха от работы”:

• ежегодный — оплачивается компанией;
• дополнительный;
• , повышением квалификации;
• за собственный счет;
• декретный — в случае беременности;
• для ухода за ребенком.

Согласно статье 123 Трудового кодекса Российской Федерации, руководство обязано составлять уведомления об отпуске и оповещать своих сотрудников о его начале. При этом делается это в соответствии с составленным .

Создание очередности отпусков производится в последний месяц уходящего года. Даты отдыха лучше согласовать с трудящимися. Однако часто случается так, что человеку приходится идти в отпуск в неудобное ему время, не получив при этом уведомления заранее. Если такое случилось — необходимо требовать переноса срока отдыха.

Особенно важно создать сбалансированный график для предприятий, которые работают в непрерывном конвейере. Поскольку процесс такого предприятия сложно остановить, уведомления — необходимая часть работы компании.

Общие требования

Главным требованием к уведомлению является его своевременность. Оповестить о дате отпуска трудящегося необходимо за две недели до начала отдыха. На крупных предприятиях графики с датами отпусков составляются в конце года на следующие 365 дней для всех работников.

Уведомление о начале отпуска играет большую роль как в плане рабочего ритма, так и в сфере бухгалтерии. Если не составить план отпусков заранее, то в случае сокращения отпуска бухгалтерия не сможет быстро начислить работнику нужную плату. Тогда сотрудник имеет право подать в суд за задержку платежа.

Нарушение сроков оповещения приводит к изменению графика и переносу даты отпуска на удобный для работника период.

Оформляется уведомление в письменной форме и на бумаге. После того, как сотрудник получил документ и ознакомился с ним, он обязан поставить на нем подпись. Это подтверждает факт его ознакомления со сроками своего отпуска и согласия с ними.

Четкий требований к содержанию и структуре уведомления не предусмотрено. Таким образом Трудовой кодекс РФ разрешает составлять бумагу. Используется произвольная форма заполнения.

Существует два способа оформления документа. В первом случае бумагу издает бухгалтерия в двух копиях. Одно уведомление остается у работника, а второе возвращается с подписью в бухгалтерию.

Второй вариант — разработать график отпусков с таблицей для отметок. Тогда, при ознакомлении с бумагой каждый ставит подпись напротив своей фамилии. Возможно и создание обычного текстового документа, под которым подписываются все сотрудники. Бланк подобных документов можно найти в открытом доступе.

Графики и необходимость

Составление уведомления об отпуске для работника обязательно поможет в налаживании рабочего процесса. Поскольку правильность всех бумаг и последовательная очередность отпусков позволит гарантировать порядок начислений заработной платы и убережет от нарушений Трудового кодекса.

Уведомление должно содержать такие позиции:

• название компании;
• наименование документа и его номер;
• дата составления бумаги;
• ФИО сотрудника;
• указание должности, которую занимает работник;
• срок начала и конца отпуска;
• общее количество календарных дней в отпуске.

На данной бумаге должны присутствовать подписи самого работника и руководителя. В случае отказа сотрудника ставит на документе свою подпись, следует составить акт. Он станет свидетельством в судебных разбирательствах.

Существует ряд специальных программ для предпринимателей, которые содержат готовые формы бумаг. К примеру, 1С 8.2 умеет автоматически формировать уведомления.

Согласно КоАП РФ, статьи 5.27, оформление бумаги необходимо в случае планового ежегодного отпуска. В практической деятельности встречаются ситуации, когда работник пишет заявление на предоставление отдыха в другой период времени. Если руководство компании не имеет претензий и переносит дату, то составлять уведомление не нужно, поскольку это бессмысленно. Подпись на заявлении с просьбой переноса даты отпуска — уже доказательство осведомленности.

Каждое предприятие должно организовать свой процесс предоставления отпусков, учитывая нюансы работы. Такой подход позволит не нарушать ритм работы и составить приемлемый для всех сотрудников график.

Детали оформления уведомления о начале отпуска

Кадровый отдел занимается разработкой структуры и шаблона, в который должны включаться такие обязательные позиции:

В качестве текста, который используют в документе как свидетельство ознакомления — “Уведомление получил” и далее указывают свою должность и ФИО.

Дополнительные меры

Регистрация и хранение документа

Любое предприятие обязательно должно иметь специальный журнал. В нем хранятся данные о том, какие уведомления и кому были выданы.

Существуют такие виды сообщений:

• о начале реорганизации;
• об оформлении объяснительных;
• о переводах сотрудников в другие отделы;
• о том, что были изменены условия работы;
• о предоставлении отпуска.

Регистрация уведомлений и правильное ведение журнала позволит легко найти любые данные об отпуске.

Изначально следует заполнить титульную сторону документа.

На главной странице должны присутствовать такие данные:

Универсального формата для подобных документов нет. Поэтому каждая организация, исходя из своих особенностей, может включать в него какие-то специфические данные.

Чаще всего организации используют образец со следующими шаблонными позициями:

• наименование бумаги;
• дата составления;
• номер, присвоенный после регистрации;
• выдержка текста уведомления;
• должность и ФИО сотрудника, которому присвоено уведомление;
• дата ознакомления с бумагой;
• данные о реакции сотрудника на данный документ.

Журнальные листы необходимо отпечатать и проставить на них нумерацию. Обязательной является прошивка всех листов. Руководство учреждения должно подписать документ и поставить на нем печать.

Сроки хранения подобной документации зависят от Перечня типовых управленческих документов. В данном акте говорится о том, что приказы и извещения должны храниться в течение 5 лет.

Для этого нужно отвести специальное место под архив, где будут лежать похожие бумаги. В случае завершения предпринимательской деятельности следует сдать архивные документы в территориальный архив. Порядок проведения данной процедуры нужно будет узнать там же.

Отличия в зависимости от должностей

В 2019 году предусмотрено, что для большинства сотрудников уведомления составляются в обычном порядке. Но есть категории должностей, которые влияют на оформление данной бумаги.

Особенным будет составление отпускного графика для совместителей — дни отпуска по основному месту работы и по совместительству должны совпасть. Поэтому сотрудник предоставляет бухгалтеру справку с основного рабочего места о начале и окончании отпуска. На основании этого документа и составляется график отпуска.

Если трудящийся не заработал отпуск в полном объеме, то дни, которых не хватает, добавляют за счет самого сотрудника — т.е. оставляют не оплаченными. То, за сколько дней оплатят отпуск зависит от отработанных часов. Поскольку совместитель сам заинтересован в совпадении сроков отпуска с основным местом труда, составлять отдельное уведомление для него не нужно.

Но существуют ситуации, когда совместитель не предоставил нужной информации о дате начала и конца своего отпуска по основному месту работы. Тогда бухгалтер рассчитывает отпускные дни по графику в общем порядке. При этом составление уведомления — обязательно. И вручить его следует, как и другим сотрудникам, за две недели до начала отпуска. Это обезопасит компанию от возможных проблем с юридической точки зрения.

Что же касается генерального директора, то трудовое законодательство не предполагает разграничения уровней сотрудников по должностям. Поэтому оформление уведомлений о предстоящем отпуске будет для всех трудящихся организации одинаковым.

Директор также должен быть уведомлен об отпуске за две недели до начальной даты и поставить роспись в соответствующем документе. При этом допускается одновременно оформить приказ на отпуск и уведомление. Так что проставка подписей также будет происходить в один момент.

Случаи отказа сотрудника

Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.

Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.

При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.

Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.

Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.

Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.

Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом, обязательно должны уведомить письменно — о точном сроке и предполагаемой дате. Только после получения описываемого уведомления, условный работник может прекратить исполнение своих текущих обязательств.

Нужно ли уведомление о начале отпуска?

Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.

Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.

За какой срок работник должен получить уведомление о начале отпуска?

В статьей 124 ТК РФ указывается на две недели. Очередной ежегодный отпуск по факту может составлять любой срок, но об его начале работник предупреждается за указанный срок наперед. На практике допускается информировать о начале примерно за неделю, что не является каким-либо нарушением. Трудовые диспозиции в этом случае имеют рекомендательный характер, который можно соблюдать частично.

Некоторые организации вообще не ведут график, поэтому с предоставлением законного отдыха у них возникают проблемы. Работник должен закончить ранее начатые дела, и свободно отправиться отдыхать на положенное время. Именно для этого требуется информировать о начале отпускного периода.

Образец уведомление о начале отпуска

Составляется в отношении каждого работника на локальном организационном бланке. Форма и должный формат данного бланка устанавливается непосредственно внутренними актами. Экземпляры в пустом виде хранятся в отделе кадров, откуда в самом начале их необходимо запросить. В данном случае в отношении работника направляются данные, указывающие на начало, и на общую периодичность положенного отдыха. Уведомление также содержит ссылку на копию приказа, в соответствии с которым он может временно сложить свои должностные полномочия. Сразу после получения данного документа, условный сотрудник в указанный в нем день может не выходить на работу.

Сколько хранятся уведомления о начале отпуска?

В силу положения статьи 123 ТК РФ, выписанные образцы хранятся не менее 5 лет. Их первичная регистрация производится в локальном производственном журнале, в котором проставляется номер самого уведомления и локального приказа о начале реализации трудовой преференции работника. Длительный срок предусматривается для того, чтобы в случае возникновения спорных правоотношений между сторонами соглашения, условный работодатель смог подтвердить, что он соблюдал все императивные преференции в отношении работника. Веским доказательством в данном случае будет считаться именно описываемое уведомление. В такой ситуации сотрудник не сможет указать на не предоставление положенных трудовых преференций.

Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска?

Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.

На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.

Каждый работник, кто отработал в компании отрезок не меньше 6 месяцев, наделен право получить время отдыха. Для определения очередности ухода в отпуск всех работников компании разрабатывается специальный документ – график отпусков. Администрации нужно произвести уведомление об отпуске за 2 недели до его приближения.

Сотрудникам в процессе выполнения ими трудовых обязанностей, могут оформляться разные периоды отдыха:

• - в него входят ученический, декретный, из-за работы во вредных условиях и прочие;
• Другие типы отпусков, предоставление которых указано в законах либо внутренних актах организации.

Уведомление об отпуске должно сообщать сотруднику, что уже совсем скоро предстоит период отдыха, запланированный в . ТК устанавливает, что сообщить об этом администрация обязана не позже 2-х недель до этого времени.

Если сотрудник в запланированный день на своем рабочем месте не находится, и потому не может ознакомиться и подписать уведомление, то документ нужно переслать ему по адресу проживания заказным отправлением с уведомлением о получении. При этом датой, когда сотруднику было сообщено об отпуске, станет дата фактической передачи письма (по отметке на уведомлении).

Когда уведомление не было предоставлено, то сотрудник имеет право перенести время отпуска на любой удобный для него месяц. Для этого ему необходимо оформить заявление, где указать новый период отпуска, и предоставить его руководству. На основе него кадровая служба должна подготовить приказ об изменении сведений в графике отпусков.

бухпроффи

Важно!
Кроме этого, за не уведомление фирме и должностным лицам грозит административная ответственность. Если будет проведена проверка, которая выявит данный факт, то на всех виновных будут наложены штрафы в соответствии с КОАП.

В необходимости своевременно провести уведомление работника об отпуске есть лазейка для тех, кого не устраивает установленный для него период отдыха. Если сотрудника не предупредили письменно, то он имеет полное право не идти в отведенное для него время, а выбрать себе новое, которое его полностью устроит.

Нужно ли оформлять заявление на отпуск если получено уведомление?

Оформление заявления играет роль просьбы предоставить сотруднику время отдыха. Когда отпуск предоставляется согласно заранее составленному и согласованному графику, в составлении заявления нет необходимости.

Работнику ежегодно положен отпуск. Причём длительный и оплачиваемый. На многих предприятиях с целью наиболее эффективной работы вводится график отпусков, согласно которому периодически сотрудникам предоставляется время непрерывного отдыха.

Время пришло - обязаны известить

Если на предприятии в отпуск работники идут согласно графику, у сотрудников нет нужды самостоятельно следить за тем, когда придёт время положенного отдыха.

На администрацию компании законом налагается определённая обязанность в уведомлении заблаговременно о предстоящем отпуске. Уведомление должно быть обязательно письменным и доводиться до сотрудника под роспись. Правила устанавливают и минимальный срок, за который такое извещение должно быть сделано - две недели.

Уведомление требуется лишь в тех случаях, когда отпуск работников регламентируется графиком. Если работник самостоятельно обратился к руководителю с просьбой об отпуске, написав письменное заявление, уведомления не нужно. Одобрить отпуск руководитель может поставив визу на самом заявлении.

Как пишется уведомление об отпуске

Требований к стилю написания, правил оформления подобных бумаг у законодателя нет. Важен сам факт того, что имеется письменное свидетельство выполнения работодателем своих обязанностей, подписанное работником.

В уведомлении в форме обращения к сотруднику доводится, что он с определенной календарной даты может уйти в законный отпуск. Указывается и количество дней непрерывного отдыха с указанием конкретных дат.

Если не поставили в известность

Работник, который обнаружил, что его время отпуска вот-вот подойдёт, а уведомления за две недели до даты начала отдыха он не получил, вполне может требовать у начальника переноса отпуска на другое время. В таком случае закон на стороне работника.

Обязанность письменно ставить в известность возложена законом и в случае судебных разбирательств суд будет на стороне сотрудника, не получившего письменного напоминания о предстоящем отпуске.

Но наличие письменного извещения вовсе не означает, что работник именно с определённой даты должен непременно уйти в отпуск. Трудовые отношения - это прежде всего диалог сотрудника и руководителя.

По договорённости отпуск вполне может быть перенесён на более удобную для обеих сторон дату. В сохранении нормальных отношений в трудовом коллективе должны быть заинтересованы все его участники и не стоит при первом, малейшем нарушении правил, обращаться в суд.

В первую очередь необходимо попробовать решить вопрос самостоятельно. Возможно перенос отпуска будет выгоден самому работнику.

Ниже расположен типовой бланк и образец уведомления об отпуске, вариант которого можно скачать бесплатно.

Уведомление о предоставлении отпуска – документальное оповещение работника о сроках его планового ежегодного отпуска, о котором, согласно статье 123 ТК РФ , наниматель должен вовремя предупреждать.

Уведомление следует составлять когда :

• График составляется наперед, в установленном предприятием порядке. Отсутствие предупреждения со стороны начальства является административным нарушением, согласно статье 5.27 КоАП РФ .
• Организация отправляет сотрудника принудительно в неоплачиваемый отпуск по производственным причинам.

СПРАВКА ! Организация отправляет сотрудника принудительно в неоплачиваемый отпуск по производственным причинам.

Если сотрудники самостоятельно выбирают время своего ежегодного отдыха, берут дни за свой счет или авансом наперед, при этом пишут соответствующее заявление, то, естественно, уведомление от руководства не понадобится.

Документальное оформление

Законодательством не предусматривается конкретная форма оповещения и четких требований к его структуре и содержанию не установлено. Каждая организация имеет полное юридическое право на разработку своего собственного шаблона данного документа.

Обычно структура уведомления состоит из таких частей :

• информационной, включающей полное наименование предприятия, ФИО работника и нанимателя, должности;
• основной, оповещающей о сроках отдыха;
• заключительной.

Существует два варианта документального оформления уведомлений :

1. Письменное или печатное оповещение составляется бухгалтерией в двух экземплярах, один из которых работник оставляет себе, а другой, подписанный, отдает обратно. Данный документ хранится в архиве компании на протяжении пяти лет.
2. Под роспись сотрудникам подается специальная тетрадь, журнал или просто обычный документ, содержащий всю информацию о сроках отпусков сотрудников. В такой документации каждый работник, при согласии, просто расписывается напротив своей фамилии.

ВАЖНО . Шаблон уведомления обязательно должен быть утвержден в локальных актах компании.

Обязательные реквизиты при заполнении извещения

Чаще всего именно отдел кадров организации разрабатывает форму предупреждения работников о предстоящем отпуске и ведет сопутствующую документацию.

Для придания документу юридической силы обязательно следует включить в содержание следующую информацию :

• наименование организации;
• полное ФИО работника (в родительном падеже), направляющегося в ежегодный оплачиваемый отпуск, и его должность;
• номер бумаги и дату составления;
• информацию о виде отпуска, дате его начала и конца, основании его предоставления, со ссылкой на Трудовой Кодекс РФ;
• подписи руководителя и работника;
• пометку о перенаправлении документа в дело для подшивки, которая ставится в нижнем левом углу.

Исправления и опечатки в такой документации не допускаются.

Как уведомить сотрудника?

Уведомление о заслуженном отдыхе работника всегда подготавливается в письменном виде и на бумажном носителе, с обязательным проставлением его подписи после ознакомления с содержанием бумаги, что подтверждает факт полного согласия с прочитанным.

Ознакомить сотрудника с данной бумагой можно такими способами :

1. при личной встрече обычным уведомлением;
2. отправить оповещение об отпуске по почте, если работник по какой-либо причине отсутствует;
3. посредством приказа руководства на предоставление ежегодного оплачиваемого отдыха;
4. через специальную графу в графике отпусков, предназначенную для подписей всех согласившихся с расписанием работников;
5. ознакомление работников со сроками их ежегодных отпусков, посредством проставления подписей в трудовом журнале руководителя;
6. через ведомость, прилагаемую к графику отпусков.

За сколько дней до предоставления отдыха?

Оповещать работника о начале его оплачиваемого отдыха от рабочих будней нужно своевременно . Согласно статье 123 ТК РФ , сделать это следует за две недели до первого дня отпуска. Датой извещения работника будет день получения письма с уведомлением или личная роспись в документах предприятия.

СПРАВКА . В больших компаниях периоды отдыха сотрудников расписываются ответственным лицом в конце года на последующие 365 дней.

Отказ от подписи

Иногда работники не согласны со сроками предоставленного трудового отпуска и не желают подписывать оповещение. По закону, оставлять бумагу без подписи нельзя, за это существует административное наказание.

Что следует делать нанимателю в подобной ситуации:

Если наниматель все сделал по закону, при этом работник отказывается идти отдыхать без каких-либо оснований на это, то первый имеет полное право не оплачивать отработанные по собственному желанию сотрудника дни, выпадающие на период отпуска.

В отношениях между работодателем и сотрудником обязательно должно соблюдаться действующее законодательство РФ . В ином случае наниматель может навлечь на организацию ненужные проверки из вышестоящих инстанций, а работник, в случае нарушения трудового договора и распорядка фирмы, получит дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.