Où est placée l'empreinte ? Inscriptions au livret de travail du salarié, sous réserve de certification par le sceau

Si l'apposition d'un sceau dans les contrats est volontaire, sa présence est obligatoire sur certains autres documents.

La procuration doit être entièrement remplie et comporter un spécimen de signature de la personne au nom de laquelle elle est délivrée. Une procuration au nom d'une personne morale est délivrée signée par son chef ou une autre personne autorisée à le faire par ses documents constitutifs, avec le sceau de cette organisation joint (clause 5, article 185 du Code civil de la Fédération de Russie) .

L'absence du sceau de l'organisation qui a délivré la procuration indique l'invalidité de ce document car ne répondant pas aux exigences du paragraphe 5 de l'art. 185 du Code civil de la Fédération de Russie (résolution du Service fédéral antimonopole du district de la Volga du 28 mai 2009 dans l'affaire N A49-7388 / 2006).

Un sceau sera également exigé lors de l'ouverture d'un compte personnel. En effet, avant d'ouvrir un compte bancaire, il est nécessaire de présenter un paquet de documents, parmi lesquels se trouve une carte avec des échantillons de signatures et une empreinte de sceau (formulaire N 0401026 selon OKUD).

Lors de la prestation de services au public, les organismes effectuant des règlements en espèces et (ou) des règlements par cartes de paiement sans utiliser de caisses enregistreuses doivent délivrer à un particulier un document sur un formulaire de déclaration strict, assimilé à un reçu de caisse. Aux pp. "et" la clause 3 du Règlement sur la mise en œuvre des paiements en espèces et (ou) des règlements par cartes de paiement sans utilisation de caisses enregistreuses (approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 05/06/2008 N 359) énumère les détails obligatoires d'un tel document, parmi lesquels se trouvent le sceau de l'organisation.

Les documents sur lesquels la présence d'un sceau est obligatoire comprennent des formulaires distincts de documents primaires figurant dans les albums de formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité d'État des statistiques de Russie. La nécessité d'une empreinte de sceau sur eux est indiquée par la présence de l'abréviation "MP". En particulier, le prop "Lieu d'impression" est présent sous les formes unifiées suivantes :

Lettre de voiture (formulaire N TORG-12, approuvé par décret du Comité national des statistiques de Russie du 25 décembre 1998 N 132);

Un acte de réception des travaux exécutés, un certificat du coût des travaux exécutés et des coûts, un acte de mise en service d'un ouvrage temporaire (sans titre), un acte de suspension de la construction, un acte de suspension des travaux de conception et d'enquête sur des travaux non réalisés construction (respectivement, formulaires N N KS-2, KS- 3, KS-8, KS-17 et KS-18, approuvés par décret du Comité national des statistiques de Russie du 11.11.1999 N 100);

Connaissement (formulaire N 1-T, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 N 78);

Loi sur le détachement des biens matériels reçus lors du démantèlement et du démantèlement de bâtiments et de structures (formulaire N M-35, approuvé par le décret susmentionné du Comité d'État des statistiques de Russie N 71a);

Agit sur la réception et le transfert des immobilisations, sur la réception et la livraison des immobilisations réparées, reconstruites et modernisées, sur la réception et le transfert des équipements pour installation, sur les défauts d'équipement identifiés (respectivement, formulaires N N OS-1, OS-1a , OS-1b, OS -3, OS-15 et OS-16, approuvées par décret du Comité national des statistiques de Russie du 21 janvier 2003 N 7);

Lettre de voiture d'un camion (formulaire N 4-P, approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 N 78).

Sans impression, ces documents seront rédigés avec des violations. Il résulte de ce qui précède qu'une empreinte de cachet sur les pièces comptables primaires n'est nécessaire que lorsqu'elle est expressément prévue par le formulaire unifié.

L'abréviation indiquée est également présente sur certaines formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et son paiement (approuvé par le décret du Comité d'État des statistiques de Russie du 05.01.2004 N 1):

Dans l'acte d'accepter un travail effectué dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée conclu pour la durée d'un certain travail (formulaire N T-73) ;

Attestation de déplacement (formulaire N T-10).

Dans le certificat de voyage, le sceau certifie non seulement la signature du chef de l'organisation qui envoie l'employé en voyage d'affaires, mais également les notes sur l'arrivée du voyageur d'affaires sur le lieu du voyage d'affaires et son départ. En l'absence du sceau de l'organisme vers lequel les salariés sont envoyés en voyage d'affaires, l'administration fiscale n'accepte pas les frais de ce voyage d'affaires lors du calcul de l'impôt sur le revenu.

Sur le reçu de la commande de reçu de caisse (formulaire N KO-1) (approuvé par le décret du Comité national des statistiques de Russie du 18.08.1998 N 88), le "M.P. (cachet)" requis est fourni. Le reçu, conformément aux instructions d'utilisation et de remplissage, doit être signé par le chef comptable ou une personne autorisée à le faire, et le caissier. Les signatures sont certifiées par le sceau (cachet) du caissier. Une disposition similaire est prévue à l'article 13 de la Procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie (approuvée par lettre de la Banque de Russie du 04.10.1993 N 18). Comme vous pouvez le voir, les documents d'orientation mentionnés ne parlent pas du sceau d'une personne morale, mais du sceau (cachet) du caissier.

Le fait que la législation actuelle de la Fédération de Russie n'exige pas que le cachet d'une personne morale soit apposé sur un reçu pour une commande de reçu de caisse a également été confirmé par les juges du FAS du district de Sibérie orientale. La divergence entre les empreintes du sceau sur le reçu et le sceau de l'organisation qui a accepté l'argent n'entraîne pas la nullité du document (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie orientale du 22 janvier 2009 N A33- 11360/07-F02-7117/08).

Tous les formulaires de déclarations de revenus soumis par les organisations doivent être certifiés par un sceau (clause 31 de la procédure de remplissage d'une déclaration de taxe sur la valeur ajoutée, approuvée par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 15 octobre 2009 N 104n, clause 2 clause 3.3 de la procédure de remplissage d'une déclaration d'impôt sur les bénéfices des organisations, approuvée par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 15 décembre 2010 N ММВ-7-3/ [courriel protégé]).

Lors de la réalisation d'audits, les autorités fiscales ont le droit d'exiger du contribuable (agent fiscal) des documents confirmant le calcul correct et le paiement ponctuel des impôts (clause 1, clause 1, article 31, clause 1, article 93 du Code des impôts de la Fédération Russe). Étant donné que ce ne sont pas les originaux, mais des copies de documents qui sont soumis au Service fédéral des impôts de Russie, ils doivent également être certifiés par la signature du responsable et le sceau de l'organisation (clause 2, article 93 du Code fiscal de la Fédération de Russie) .

Mais en pratique, il peut toujours y avoir une obligation pour le vendeur d'apposer une empreinte de son sceau. Ainsi, les corrections apportées aux factures doivent être certifiées par la signature du gestionnaire et le sceau du vendeur indiquant la date à laquelle la correction a été effectuée (clause 29 des Règles de tenue des journaux de bord pour les factures reçues et émises, les livres d'achat et les livres de vente lors du calcul Taxe sur la valeur ajoutée , approuvée par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 02.12.2000 N 914). Par conséquent, lors de la correction d'erreurs découvertes après la préparation de la facture, l'organisme qui a émis la facture, y compris l'agent des impôts, doit les certifier avec la signature du responsable (personne dûment autorisée) et le sceau (Lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 12.08.2009 N ShS- 22-3/ [courriel protégé]).

L'obligation d'apposer une empreinte du sceau de l'organisation sur les cahiers de travail est fixée, comme mentionné ci-dessus, dans les Instructions pour remplir les cahiers de travail, ainsi que dans les Règles de conservation et de stockage des cahiers de travail, de préparation des formulaires de cahier de travail et de fourniture aux employeurs de eux (approuvé par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16.04. 2003 n ° 225).

Ainsi, un sceau est requis sur la page de titre et est apposé lors de l'enregistrement d'un cahier de travail (clause 2.2 des Instructions). Pour ce faire, dans le coin inférieur droit de cette feuille, un champ correspondant est prévu, marqué de l'abréviation "MP". Dans ce cas, vous pouvez utiliser à la fois le sceau de l'organisation et le sceau du service du personnel. Abréviation "M.P." utilisé sur la première page de l'encart dans le cahier de travail (la forme du cahier de travail et la forme de l'encart dans le cahier de travail approuvé par le décret susmentionné du gouvernement de la Fédération de Russie N 225, leurs échantillons - par arrêté du le ministère des Finances de la Russie en date du 22 décembre 2003 N 117n).

Le sceau est également apposé au verso de la couverture lorsque des modifications sont apportées aux informations contenues sur la page de titre (article 2.3 des Instructions). Par exemple, le cas le plus courant : une travailleuse s'est mariée et a changé son nom de jeune fille pour le nom de son mari.

Lorsqu'un salarié est licencié, toutes les inscriptions faites à son livre de travail lors de son travail dans cet organisme sont certifiées par la signature de l'employeur ou de la personne responsable de la tenue des cahiers de travail, son sceau et la signature du salarié lui-même (art. 35 du Règles).

L'article 62 du Code du travail de la Fédération de Russie oblige l'employeur à délivrer à l'employé des copies des documents liés au travail. De plus, ces copies doivent être dûment certifiées.

Selon le décret du Présidium du Soviet suprême de l'URSS du 04.08.1983 N 9779-X "Sur la procédure de délivrance et de certification par les entreprises, institutions et organisations des copies de documents relatifs aux droits des citoyens" (valable dans la mesure où cela ne contredit pas le Code du travail de la Fédération de Russie (article 423)) l'exactitude de la copie du document doit être certifiée par la signature du chef ou d'un fonctionnaire autorisé et le sceau (sauf lorsqu'un certain document nécessite une notarisation). En même temps, la date de sa délivrance est indiquée sur la copie et une note est faite que le document original se trouve dans cette entreprise, institution, organisation.

Le GOST R 6.30-2003 susmentionné définit exactement à quoi devrait ressembler l'inscription de certification : sous la "signature" requise, l'inscription "Correct" est apposée ; puis la fonction de la personne qui a certifié la copie est indiquée, sa signature personnelle est apposée, la signature est déchiffrée (initiales, nom de famille), la date de certification est indiquée et le sceau est apposé.

Toutes les personnes morales, semble-t-il, devraient disposer d'un sceau. Cependant, ni CG RF ou Fédéral droit du 08.08.2001 N 129-FZ "Sur l'enregistrement par l'État des personnes morales et des entrepreneurs individuels" ne les obligent pas à le faire. Mais une telle exigence est toujours prévue par les normes des lois spéciales:

Pour les sociétés anonymes - paragraphe 7 de l'art. 2 Loi fédérale n° 208-FZ du 26 décembre 1995 "sur les sociétés par actions" ;

Pour les sociétés à responsabilité limitée - paragraphe 5 de l'art. 2 Loi fédérale n° 14-FZ du 08.02.1998 "Sur les sociétés à responsabilité limitée" ;

Pour les entreprises unitaires - alinéa 3 de l'art. 2 Loi fédérale n° 161-FZ du 14 novembre 2002 "sur les entreprises unitaires d'État et municipales" ;

Pour les organisations à but non lucratif - De l'art. 3 Loi fédérale n° 7-FZ du 12 janvier 1996 "Sur les organisations non commerciales" ;

Pour les coopératives d'épargne logement - paragraphe 8 de l'art. 3 Loi fédérale n° 215-FZ du 30 décembre 2004 "sur les coopératives d'épargne-logement".

En même temps, ces personnes morales ont le droit d'avoir des timbres à leur nom.

Noter. La législation régionale a longtemps retenu la procédure permissive pour la fabrication des scellés. Par exemple, à Moscou, afin d'obtenir l'autorisation de faire un sceau, ils ont demandé au département des affaires intérieures du district ou de la ville ( 4.14 Règlement sur la procédure d'enregistrement des entreprises à Moscou, approuvé. Décret du gouvernement de Moscou du 17 septembre 1991 N 97). Cet ordre a existé dans la ville jusqu'en 1997.

Comme vous pouvez le voir, l'obligation d'avoir un sceau au niveau législatif n'est pas mentionnée en ce qui concerne les sociétés à responsabilité supplémentaire et les sociétés de personnes.

Chaque personne morale doit avoir un sceau. Cette règle est inscrite dans la loi. LLC, CJSC, JSC et d'autres organisations doivent utiliser un sceau rond, dont l'empreinte comprend le nom complet de l'entreprise en russe et une référence au lieu de son implantation territoriale. Le nom de l'entreprise peut également être indiqué dans une langue étrangère.Le sceau est répertorié dans la liste des détails du document, conformément à GOST R 6.30-2003 «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Conditions d'exécution des documents » (adoptées le 03.03.2003). Dans le même temps, le sceau, par exemple, ne figure pas dans la liste des détails obligatoires d'un certain nombre de comptes primaires, à l'exception des documents bancaires, d'un bon de caisse, des documents d'expédition, etc. Le contrat doit être scellé si ceci est stipulé dans le contrat lui-même par une condition particulière ou si deux lettres « MP » (« Lieu d'impression ») sont indiquées sur le formulaire. Il en va de même pour les actes de travail (services) accomplis. L'utilisation d'un sceau est également prévue sur une procuration donnée par une organisation à un employé (cette position est indiquée dans le Code civil de la Fédération de Russie - clause 5 de l'article 185). ), cependant, conformément aux arrêtés du ministère des Finances de Russie du 15/10/2009 N 104n et du 05/05/2008 N 54n, les formulaires de déclaration fiscale (pour la TVA, l'impôt sur le revenu et autres) doivent être certifiés par un joint. Une attestation obligatoire avec le sceau de l'organisme est prévue pour les plus importantes : première page du livret de travail, attestation de déplacement (formulaire N T-10), acte d'acceptation de travail dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée (formulaire N T -73). Dans le Code du travail de la Fédération de Russie (article 57), l'exigence d'un sceau sur un contrat de travail n'est pas énoncée, mais dans la pratique, un sceau est généralement apposé. Compte tenu du fait qu'il existe de nombreux documents pour lesquels il existe aucune décision sans équivoque sur la présence ou l'absence d'un sceau, l'organisation doit élaborer sa propre ordonnance ( règlement, instruction), dans laquelle il est nécessaire de prescrire une liste de documents nécessitant une certification par sceau. Une liste approximative d'entre eux est répertoriée dans le GSDOU (Système de gestion de la documentation de l'État - 1988, 1991).Les options peuvent être les suivantes : - actes (travaux effectués, examens, radiations, acceptation d'objets, etc.) ; - consommation (par exemple, pour les métaux précieux) ; - des échantillons de sceaux, ainsi que des échantillons de signatures des employés qui ont le droit d'effectuer des opérations financières et économiques ; - des lettres de garantie ; - des correspondances avec la direction et les structures de divers organismes étatiques (par exemple, avec le service des impôts, des fonds extrabudgétaires, etc. . ) Le sceau peut être fait non pas un, mais plusieurs (après avoir documenté ce fait) - pour chaque division distincte de l'organisation. Chaque sceau aura son propre but spécifique - pour les laissez-passer, pour les documents, pour les factures. Le sceau sur le document doit être apposé à l'endroit de la feuille où se trouve le « MP » (« Lieu d'impression »). S'il n'y est pas, le sceau est apposé de manière à ce que l'empreinte chevauche une partie du mot - la désignation du poste de la personne qui a approuvé le document. Dans le même temps, la signature doit être clairement reconnaissable, ainsi que toutes les informations de l'empreinte du sceau.

Sources:

• timbre pour les documents où mis

La présence d'un sceau sur un document indique son importance, son authenticité et son statut officiel. Cependant, au cours des activités des entreprises, des questions se posent de temps en temps concernant l'endroit et le type de scellé à placer.

Tout d'abord, les règles d'apposition d'un sceau dépendent de son type et de son affiliation. Ainsi, sur les documents des institutions de l'État, un timbre est apposé avec l'image d'un aigle à deux têtes. Les organisations commerciales et les entrepreneurs individuels certifient les documents avec une empreinte ronde standard contenant le nom (nom, prénom et patronyme), les données d'enregistrement et, le cas échéant, En plus du sceau principal, qui est utilisé à des fins particulièrement importantes et stratégiques : création et modification des documents constitutifs, conclusion de contrats, exécution d'ordres de paiement et de chèques, courriers officiels, etc., des compléments peuvent être effectués : pour les références, les documents financiers, le service du personnel. Dans le même temps, leur nomination doit être indiquée sur l'empreinte.Le sceau principal est certifié par les signatures des premières personnes - administrateurs et leurs adjoints, et supplémentaires - par les employés des services concernés (comptabilité, service du personnel, etc. ). L'empreinte doit être apposée de manière à ce qu'elle capture partiellement le nom du poste de la personne qui a signé le document, et que la signature et les détails du sceau soient clairement visibles. Le système de gestion de la documentation d'État (GSDOU), approuvé par l'arrêté des archives principales de l'URSS du 23 mai 1988, prévoit une liste de documents sur lesquels le sceau principal ou le sceau est apposé. Il n'y a pas d'édition plus récente, mais par rapport au moment présent c'est approximativement comme suit : - actes ; - procurations ; - contrats ; - conclusion,

Les signatures de quels responsables de l'organisation sont certifiées par le sceau officiel ?

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Quel sceau choisir et en quoi les timbres diffèrent-ils les uns des autres ? La loi vous aidera dans cette affaire. La procédure d'utilisation des sceaux et des timbres a été fixée il y a 40 ans et elle reste toujours inchangée. Cependant, il y a des nuances dont vous devez vous souvenir lorsque vous travaillez avec des sceaux et des timbres.

Comment utiliser les sceaux dans une organisation

Le règlement sur la procédure d'utilisation du sceau, fixé dans le système d'archivage unifié de l'État (EGSD), a été approuvé par le décret du Comité d'État pour la science du Conseil des ministres de l'URSS du 09/04/1973 n ° 435 et recommandé pour une utilisation par tous les ministères, départements et leurs institutions, organisations et entreprises subordonnées lors de l'amélioration du travail de bureau. Les dispositions sur la presse, fixées dans l'USSD, restent valables à ce jour.

L'empreinte du sceau est apposée sur les documents originaux attestant les droits des fonctionnaires, les faits de dépenses de fonds et de biens matériels, sur les documents de règlement et de paiement, les certificats, les procurations, sur les documents organisationnels (par exemple: règlements, chartes, documents constitutifs , tableaux d'effectifs, etc.). Une empreinte de sceau est également apposée dans tous les cas où il est nécessaire de certifier les droits des fonctionnaires de l'organisation confirmant les dépenses de fonds et de biens matériels, etc.

Il est important de savoir :

1. L'empreinte du sceau est apposée sur les documents pour certifier leur authenticité, confirmation de leur force juridique.
2. Les sceaux sont fabriqués en quantités strictement limitées et exclusivement à des fins officielles.

Principaux types de joints

Selon leur objectif, les sceaux sont divisés en principaux (cachets et sceaux des personnes morales) et auxiliaires (simples).

Sceaux dans les organisations gouvernementales

L'article 4 de la loi constitutionnelle fédérale du 25 décembre 2000 n ° 2-FKZ "sur l'emblème d'État de la Fédération de Russie" définit le droit de reproduire l'emblème d'État de la Fédération de Russie sur les sceaux des organes du gouvernement fédéral, d'autres organes de l'État , organisations et institutions, sur les sceaux des organismes, organisations et institutions, quelle que soit la forme de propriété, dotés de pouvoirs étatiques distincts, ainsi que des organismes qui procèdent à l'enregistrement par l'État des actes d'état civil.

Qu'est-ce qu'un sceau de timbre? Le timbre est de forme ronde. Au centre se trouve l'image de l'emblème d'État de la Fédération de Russie et le long de la circonférence - le nom de l'organisation. L'emblème de la ville et de la région de la Fédération de Russie est apposé sur les sceaux des autorités représentatives et exécutives de la ville et de la région conformément aux actes juridiques réglementaires de cette ville ou région.

Impression dans les organisations commerciales

Dans les organisations non gouvernementales, le sceau de l'entreprise est utilisé, ce qui équivaut à un timbre. Au centre d'un tel sceau est placé l'emblème ou l'abréviation de l'organisation indiquant son nom, autour de la circonférence - le nom complet de l'organisation indiquant sa forme juridique et le numéro de son enregistrement d'État (au registre).

Le paragraphe 7 de l'art. 2 de la loi fédérale du 26 décembre 1995 n ° 208-FZ «sur les sociétés par actions» établit la composition des informations dans la presse de la société: «La société doit avoir un sceau rond contenant sa dénomination sociale complète en russe et un indication de son emplacement. Le sceau peut également indiquer le nom commercial de l'entreprise dans n'importe quelle langue étrangère ou dans la langue des peuples de la Fédération de Russie.

Les organisations peuvent avoir de simples sceaux (auxiliaires). Ils reproduisent le nom de l'organisation, son unité structurelle et le type de sceau. Dans ce cas, le sceau doit contenir une inscription supplémentaire : « Secrétariat », « Pour les factures », « Pour les références », « Pour les colis », « Pour les copies », etc.

Les joints simples (auxiliaires) peuvent être carrés, ronds, rectangulaires, triangulaires, ovales.

Les personnes autorisées à tamponner les documents doivent être conscientes que l'empreinte du sceau, certifiant l'authenticité de la signature du fonctionnaire, est placée dans un endroit exempt de texte, sans saisir la signature personnelle du fonctionnaire.

Sur les documents à caractère financier, le sceau est apposé sans retenir le nom du poste et la signature, à un endroit spécialement désigné. En règle générale, le lieu d'apposition du sceau est marqué du symbole "M.P."

Quels documents doivent être certifiés avec les sceaux principaux et auxiliaires

Dans la pratique du bureau, il est d'usage d'établir une liste de documents, individuels pour chaque organisation, sur lesquels un sceau est apposé. Il est mis en œuvre par ordre du chef ou est une annexe aux instructions pour travailler avec des documents. En outre, l'organisation émet un ordre (instruction) avec une liste de fonctionnaires (gestionnaires) qui ont le droit de signer des documents.

• actes (réception des installations de construction achevées, des équipements, des travaux exécutés ; radiations ; examens, etc.) ;
• références d'archives;
• copies d'archives;
• procurations (pour recevoir des articles d'inventaire, mener des affaires en arbitrage, etc.);
• contrats (de responsabilité, de fournitures, de contrats, de coopération scientifique et technique, de location de locaux ; de réalisation d'œuvres, etc.) ;
• missions (pour la conception d'installations, d'ouvrages techniques, de construction d'immobilisations ; techniques, etc.) ;
• conclusions et revues;
• les demandes (pour une lettre de crédit ; pour un refus d'acceptation, etc.) ;
• ordonnance d'exécution;
• certificats de voyage;
• taux de consommation;
• des échantillons de sceaux et de signatures d'employés habilités à effectuer des opérations financières et commerciales ;
• lettres de garantie (pour l'exécution de travaux, services, etc.);
• commandes (budget, bancaire, pension, paiement (consolidé, à la banque, pour recevoir et transférer des devises, pour importer, etc.);
• règlements sur les organisations;
• soumissions et pétitions (pour l'attribution d'ordres et de médailles, de prix, etc.);
• registres (chèques ; arrêtés budgétaires remis à la banque) ;
• devis (pour l'entretien de l'appareil administratif ; pour le calcul du contrat, etc.) ;
• les accords;
• certificats (limite, sur le paiement des sommes assurées, sur l'utilisation des allocations budgétaires pour les salaires, sur les salaires courus et dus, etc.);
• spécifications (produits, produits, etc.);
• listes de titres ;
• certificats;
• chartes d'organisations;
• horaires du personnel.

Des empreintes de sceaux auxiliaires sont apposées :

• certifier des références;
• sur des copies de documents ;
• pour les extraits de documents ;
• documents comptables, etc...

Comment utiliser les tampons dans une organisation

En plus des sceaux principaux et auxiliaires, des timbres sont utilisés dans le travail de bureau de l'organisation. Un timbre est un type d'impression de forme rectangulaire. Les tampons remplacent formellement l'écriture manuscrite dans les situations répétitives du même type dans le travail de bureau sur papier. Dans ce cas, les tampons sont les détails nécessaires pour donner au document force de loi et accélérer le flux de travail.

Les timbres sont de plusieurs types :

• coin (adresse);
• enregistrement;
• restrictions des droits d'accès ;
• avec les détails de l'organisation;
• marquage.

Timbre d'angle (adresse) utilisé si l'organisation ne dispose pas de formulaires imprimés ou "électroniques". Le cachet d'angle peut être utilisé pour la correspondance, la délivrance de certificats en cours, etc. Dans ce cas, le cachet d'angle, réalisé conformément aux exigences nécessaires, confère au document un caractère officiel. Dans les timbres d'angle, les détails de l'organisation sont situés dans le même ordre que dans le formulaire. Les conditions requises indiquées dans les cachets et scellés d'angle doivent correspondre. La taille du timbre d'angle correspond généralement à la taille de l'ébauche d'angle (70x100 mm).

Cachet d'enregistrement contient le nom de l'organisation, des champs pour indiquer la date de réception et le numéro (index) du document entrant. Un tel cachet établit la responsabilité de l'organisation pour le document, le début du compte à rebours de la date limite. Le cachet d'enregistrement n'est pas apposé sur les pièces jointes au document, mais uniquement sur le document lui-même.

Timbre de restriction d'accès est apposé dans le coin supérieur droit de chaque feuillet du document, sur les registres des documents à accès limité et sur les colis contenant les documents à accès limité. Ce cachet peut être complété par les données prévues par la législation sur les informations classées secrets d'Etat et les informations confidentielles.

Timbre avec les détails de l'entreprise, généralement de petite taille avec un cadre. Il comprend le nom abrégé de l'organisation, le lieu d'enregistrement, le TIN.

Timbres de marquage sont utilisés pour les besoins internes de l'entreprise (étiquetage des produits, contenants, etc.) à l'aide d'une encre spéciale tampon. Leur taille, leur forme et leur contenu ne sont pas réglementés.

Comment conserver les sceaux et les timbres

Joint rond de base l'organisation doit être conservée par le chef du département, nommé par ordre du chef de l'organisation, et conservée dans son coffre-fort. Il peut être délivré contre récépissé à d'autres employés dans les cas où ce responsable est absent pendant une longue période ou s'il devient nécessaire d'utiliser le sceau les week-ends et jours fériés ou de l'utiliser en dehors de l'organisation.

Sceaux et cachets simples (auxiliaires) sont conservés par les employés de l'organisation responsables de leur utilisation et de leur conservation.

Les matrices auxiliaires sont stockées dans des tables verrouillables. Les scellés principaux et simples (auxiliaires), le cachet d'angle (adresse) sont stockés dans des coffres-forts scellés (armoires métalliques ignifuges), dont l'accès est accessible à l'employé qui a reçu les scellés et tampons et qui est responsable de leur sécurité.

Comment tenir des registres des sceaux et des timbres

Pour rendre compte des sceaux et des timbres, il est nécessaire de tenir un journal, qui est tenu par l'employé responsable de la sécurité des sceaux et des timbres. Le journal doit être tenu selon les règles de tenue des documents de responsabilité stricte. Chaque feuille du journal est numérotée, le journal est lacé, scellé (estampillé) et signé par le responsable de l'organisation. Le magasin est stocké dans une armoire ignifugée (coffre-fort).

Les sceaux et timbres reçus doivent être immédiatement enregistrés (voir).

Des commissions spéciales peuvent être créées pour effectuer des vérifications sur l'état de la comptabilité et du stockage des sceaux et des timbres dans une organisation. Sur la base des résultats de l'audit, un certificat (acte) est établi, qui est soumis au gestionnaire pour qu'il prenne des mesures afin d'assurer de bonnes conditions de comptabilité et de stockage des sceaux et des timbres. Lors de la mutation ou du licenciement d'un employé chargé de la comptabilité et du stockage des sceaux et timbres, le gestionnaire nomme une commission chargée de vérifier la disponibilité effective des sceaux et timbres.

Les résultats du contrôle se traduisent par l'acte d'acceptation et de remise des scellés et cachets à un autre préposé désigné par arrêté du chef chargé de leur comptabilité et de leur conservation. L'acte doit avoir une application avec sceaux et timbres.

Remplacement et acquisition de sceaux et cachets

Le remplacement et l'acquisition des sceaux (timbres) sont effectués sur la base d'une commande (instruction) du chef sur proposition des chefs des divisions structurelles de l'organisation. Pour la fabrication de sceaux et de timbres, une commande est passée à une organisation (entreprise) qui fabrique des sceaux et des timbres. Les sceaux et les timbres sont enregistrés auprès de la personne qui les a reçus jusqu'à ce qu'ils soient transférés (remis) ou remplacés (détruits). Les sceaux (cachets) à remplacer sont détruits.

Destruction des sceaux et cachets Il est fait par la commission qui est créée par ordre du chef de l'organisation.

La méthode de destruction est déterminée par la commission. La destruction des sceaux et des timbres implique la destruction complète de leur surface et de leur forme d'impression, ce qui ne permet pas la possibilité de restauration et d'utilisation ultérieure. Les produits en caoutchouc, caoutchouc, polymères sont coupés en petits morceaux ou brûlés, en métal - ils sont sciés avec deux lignes croisées. Un acte est rédigé sur la destruction des sceaux et des timbres, qui est approuvé par le chef. Une note sur la destruction des sceaux (timbres) est faite dans le journal, avec le numéro et la date de l'acte.

L'acte doit indiquer :

• heure et lieu de la destruction ;
• composition de la commission;
• la base de la destruction des sceaux et des timbres;
• le nom et les empreintes des sceaux et cachets détruits ;
• méthode de destruction;
• conclusion de la commission sur la mise du sceau (cachet) dans un état qui exclut la possibilité de sa restauration et de son utilisation ultérieure;
• signatures des membres du comité.

Les actes sont conservés avec le registre des sceaux et timbres.

Qui est responsable des sceaux et des timbres

La production, la comptabilité, le remplacement, le stockage, le transfert et la destruction des sceaux et cachets sont assurés par une personne désignée par arrêté du chef de l'organisme. En cas de révocation, l'arrêté est réémis et un autre responsable est nommé.

La responsabilité de l'utilisation et du stockage des sceaux et des timbres après leur délivrance aux unités structurelles est attribuée par ordre du chef aux employés qui ont reçu ces sceaux et timbres. La question de savoir qui, dans les organisations, devrait être responsable de la comptabilisation des sceaux et des timbres n'est réglementée par aucun acte juridique réglementaire. Dans chaque organisation, cette question est tranchée en fonction des caractéristiques et de la compréhension de l'importance de ce travail.

La délivrance des sceaux et timbres est effectuée contre récépissé au journal aux salariés personnellement responsables de leur utilisation.

LA TÉLÉ. Voitsekhovich

conseiller sur

Bureau de travail

La question de savoir si un sceau est nécessaire sur les lettres et, dans l'affirmative, quelles lettres doivent être certifiées avec un sceau, se pose assez souvent dans la pratique. Sa décision est encore compliquée par le fait qu'il n'y a pas d'instructions claires dans la loi à ce sujet. Dans l'article, nous avons essayé de donner une réponse complète à ces questions, guidées par l'opportunisme et le bon sens.

De l'article, vous apprendrez:

Pourquoi une lettre ou un autre document est-il tamponné ?

Avant de demander si vous devez imprimer sur des lettres Vous devez d'abord comprendre ce que c'est. Il s'agit d'un appareil spécial avec une base plate en caoutchouc dur. Une image miroir du sceau de l'entreprise ou de l'organisation est découpée sur la couche de caoutchouc. Si cette couche est recouverte d'un colorant spécial et que l'impression est pressée contre une feuille de papier, son affichage exact apparaîtra dessus. Ces clichés de sceaux sont, dans certains cas, des détails obligatoires des documents et sont apposés sur la signature de la personne qui a signé le document afin de confirmer l'authenticité de cette signature et du document dans son ensemble.

Noter: Les principales exigences techniques et les descriptions de la forme et de la taille des sceaux, ainsi que les règles d'insertion du texte, sont données dans GOST R 51511-2001 «Sceaux avec reproduction des armoiries de la Fédération de Russie. Forme, dimensions et exigences techniques », approuvé par le décret de la norme d'État de Russie du 25 décembre 2001 n ° 573-st.

Les exigences au niveau de l'État ne sont établies qu'en ce qui concerne les sceaux sur lesquels se trouve une image des armoiries de la Fédération de Russie, y compris les armoiries des entités constitutives de la Fédération, des municipalités et des zones rurales. En ce qui concerne les scellés des structures commerciales, il n'existe pas de telles réglementations générales pour l'exécution. Par conséquent, si une entreprise utilise activement l'impression sur des lettres sortantes et d'autres documents commerciaux pour certifier des signatures, il est conseillé d'élaborer une réglementation locale qui réglementera des questions telles que :

• quels types de sceaux sont utilisés dans l'organisation ;
• la procédure et les règles d'utilisation des empreintes de différents types de sceaux;
• comment ils sont entreposés et qui est responsable de leur sécurité ;
• procédure de mise à jour des scellés et de leur élimination, etc.

Quel est le sceau sur les lettres et les documents

Compte tenu des dispositions de GOST R 51511-2001, toutes les impressions peuvent être divisées en trois types:

timbre;

assimilé à des timbres;

Les timbres comprennent tous les sceaux qui représentent les armoiries de la Fédération de Russie. De tels clichés ne peuvent être utilisés que par les autorités de l'État, ainsi que par les organisations et institutions qui ont le statut d'État ou qui ont le pouvoir de représenter l'État. Les pouvoirs de l'État, par exemple, disposent d'offices de notaires privés.

Égal au sceau officiel sur une lettre peut être dans le cas où son expéditeur est une organisation commerciale. Sur les tirages de tels clichés, il est à la mode de voir le logo corporatif de l'entreprise, son emblème ou simplement le nom. Si un entrepreneur privé a son propre sceau, il a également le statut d'un timbre. Dans ce cas, au lieu du nom de l'entreprise, le nom, le prénom et le patronyme de l'homme d'affaires sont situés en son centre.

Le cachet et les sceaux équivalents sur les lettres et les documents doivent être de forme ronde et contenir des détails sur l'organisation, la société ou l'entrepreneur individuel tels que :

• numéro de contribuable individuel (TIN);
• numéro du certificat d'enregistrement d'état.

Noter: Récemment, le gouvernement a initié l'adoption d'une loi qui abolit la présence obligatoire d'un rond, équivalent à un cachet de cachet, qui était auparavant exigée pour toutes les personnes morales. Maintenant, si une entreprise n'utilise pas un tel cliché dans ses activités, il est logique qu'elle émette une lettre de confirmation sur l'absence de sceau afin de faciliter l'interaction avec les banques et autres agences gouvernementales.

Les plus simples incluent les sceaux utilisés par les divisions structurelles individuelles des entreprises, ainsi que ceux qui ne sont destinés qu'à un type de document. Leur forme peut être quelconque - carrée, triangulaire ronde. Ces sceaux ne sont pas apposés sur les lettres et documents officiels - ils sont utilisés pour certifier des copies, des certificats, des laissez-passer, etc.

Le tableau montre certains types de documents et les types de sceaux qui y sont apposés.

Emplacement du sceau sur la lettre

Joint sur une lettre officielle est une confirmation de la portée juridique de ce document. Sa présence et son emplacement sont établis par GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés ». Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.

Noter: Cette année, ce règlement sera remplacéGOST R 7.0.97-2016 qui entre en vigueur le 1er juillet.

Conformément à la norme, une empreinte - une condition obligatoire, portant le numéro de série 25, est située au bas du document, juste en dessous de la ligne indiquant le poste et le nom de famille de la personne qui a signé le document. L'empreinte doit être située de manière à chevaucher partiellement le titre du poste, mais sans chevaucher la signature et le nom de famille de la personne qui signe le document.

Dans certains cas, l'endroit où le sceau est apposé sur les lettres ou autres documents est indiqué par les lettres "M.P." Cela suggère que l'empreinte doit être placée directement sur ces lettrages.

Lire aussi :

Quelle lettre est certifiée par un sceau

Conformément à la règle générale établie par GOST R 6.30-2003, joint, certifiant l'authenticité de la signature du fonctionnaire qui a signé le document, est mis dans trois cas :

• sur les documents attestant les droits du porteur ;
• sur ceux qui fixent les faits liés aux mouvements de fonds ;
• dans d'autres cas, prévoir la nécessité de certifier l'authenticité de la signature.

Une liste claire des documents sur lesquels tel ou tel sceau est apposé n'est pas établie par la loi. Mais, si vous suivez les recommandations du GOST susmentionné, une lettre est tamponnée si elle :

1. est garanti;
2. confirme l'exécution des obligations de paiement antérieurement prises ou la prise en charge de nouvelles obligations de paiement ;
3. établit un calendrier de livraison ou, par exemple, un calendrier de paiement échelonné.

Ai-je besoin d'un sceau sur une lettre officielle?

Auparavant, lorsque les en-têtes d'organisations et d'entreprises étaient produits exclusivement par impression et que chacun d'eux avait son propre numéro d'enregistrement, il existait une règle selon laquelle une lettre imprimée sur un en-tête n'était pas tamponnée. À l'exception des lettres qui ont un contenu financier, bien sûr. Mais à l'heure actuelle, dans presque toutes les entreprises, afin de gagner du temps et de l'argent, les formulaires sont formés dans des éditeurs de texte ordinaires installés sur n'importe quel ordinateur et imprimés directement sur l'imprimante. Il n'y a pas de difficulté particulière à forger une forme.

Noter: Si la lettre est descellée et imprimée sur un formulaire, mais qu'il existe des doutes quant à son authenticité, vous devez contacter l'organisation d'envoi aux numéros de contact indiqués dans l'en-tête du formulaire et préciser si elle a envoyé un tel document.

Il est logique d'élaborer un acte réglementaire local qui réglementera la procédure d'utilisation des sceaux dans l'entreprise et précisera clairement quelles lettres doivent être certifiées avec un sceau. Ce document définira une liste de papiers commerciaux qui doivent être certifiés sans faute, ainsi qu'établira des règles dans quels cas et sur quels documents un cachet ou un sceau équivalent sera apposé, et sur lequel - un simple.

Que ce soit pour tamponner une lettre de motivation

La lettre de motivation en elle-même n'a aucune charge d'information. Ce type de correspondance commerciale est rédigé sous la forme d'une partie introductive, en règle générale, composée d'une phrase de timbre standard: "En même temps, nous vous envoyons; ..." et d'une liste numérotée avec une description de chaque document inclus dans le colis d'expédition.

Il n'est pas nécessaire de tamponner directement la lettre d'accompagnement, même si le paquet de documents comprend certains documents commerciaux qui ont la nature d'obligations financières et de garantie, les mêmes contrats, par exemple.

Noter: il est strictement interdit de tamponner sur des en-têtes vierges ou des feuilles de papier vierges - c'est une voie directe vers les abus et la fraude.

Imprimer des lettres de remerciement

En règle générale, pour la conception des lettres de remerciement, en particulier si elles sont destinées à une présentation solennelle à l'un des employés, des cartes postales couleur typographiques prêtes à l'emploi sont utilisées, plutôt que des formulaires standard de l'entreprise. Dans ce cas, il est logique de mettre un sceau sur la signature du responsable sous la lettre de remerciement.

Si une telle lettre est envoyée à l'adresse du client, du client ou des partenaires commerciaux, en règle générale, un formulaire standard de l'organisation est utilisé pour son exécution. Si tel est le cas, il n'est pas nécessaire d'apposer un cachet ou un sceau équivalent sur une telle lettre de remerciement.