Бенджамин Франклин: система управления временем. План морального совершенствования бенджамина франклина Планирование целей по системе франклина

Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

Как правило, ни один семинар по не обходится без краткого описания одной из самых известных, старых и действенных техник управления временем – пирамиды Франклина (в английском иногда употребляется форма «productivity pyramid»). Отсылки к данной методике и использование отдельных ее постулатов можно найти у многих успешных бизнес тренеров – , Кена Крога, Джоэла Уэлдона, Дениса Уэйтли. Она снискала популярность и у многих западных директоров, управляющих, менеджеров разных звеньев.

Но пирамида Франклина – нечто более универсальное, чем управление временем. Это комплексная система постановки и достижения , которая рассчитана на всю жизнь. Отличие пирамиды Франклина от других методик в том, что она планирует не только время, но и занятость, пути достижения глобальной цели. Эта техника «направлена в будущее» – на выявление того, что должно быть сделано, а не на пересмотр текущей деятельности с целью более эффективной ее организации.

Бенджамин Франклин

Бенджамин Франклин (1706-1790) – политик, дипломат, ученый, изобретатель, журналист, бизнесмен, один из отцов-основателей США и авторов Конституции. Первый американец, ставший иностранным членом Российской академии наук. Был очень влиятельным политиком, несмотря на то, что никогда не был президентом США. Его биограф по этому поводу даже пошутил однажды: «Бенджамин Франклин – единственный президент Соединенных Штатов Америки, который им никогда не был». Портрет Франклина видел каждый, кто хоть раз держал в руках 100-долларовую купюру. Именно он автор ставшей крылатой фразы: «Время – деньги».

Бен Франклин был уверен, что контроль над событиями нашей жизни приносит человеку душевное спокойствие. Всю свою жизнь он учился, уделял много внимания и образованию. Его деятельность требовала много времени и ответом на такую потребность стала самостоятельно разработанная система, которой он следовал в течение жизни. Написал он ее в возрасте 20 лет и с тех пор неустанно следовал ее принципам, несмотря на возникающие обстоятельства.

Насколько пирамида Франклина действенна? Об этом мы можем судить хотя бы на примере его жизни. 15-ый из 17-ти детей в семье, сын обычного мыловара, окончивший несколько классов сельской школы и работающий с 10-ти лет, Б. Франклин благодаря трудолюбию добился признания одновременно в нескольких областях и навсегда вписал свое имя в историю человечества. Дейл Карнеги однажды сказал: «Если вы хотите получить превосходные советы о том, как обращаться с людьми, управлять самим собой и совершенствовать свои личные качества, прочтите автобиографию Бенджамина Франклина – одну из самых увлекательных историй жизни».

Любители различных статистических исследований на Западе выяснили, что лишь 1% людей могут точно сказать, чего они хотят добиться в жизни. Б. Франклин знал это наверняка – его выдавала работоспособность и целеустремленность. Еще в юности он составил план и старался его выполнять. Суть заключалась в следующем: глобальная задача разбивалась на более мелкие, а те, в свою очередь, на подзадачи. Это идея пирамиды Франклина.

Жизненные ценности

Жизненные ценности – это тот фундамент, на котором каждый строит свою жизнь. Их принадлежность к духовному приводит к тому, что в современном мире много людей не оказывают выявлению ценностей должного внимания. Материальное преобладает, все хотят зарабатывать много денег, ездить на дорогих машинах, но не могут дать полный ответ на вопрос, сколько конкретно денег им нужно. Такое отношение не является плохим, оно, скорее, неправильное. Будьте искренни с собой. Обеспеченность и деньги – нормальная ценность; если это принесет вам удовлетворение, то почему бы не посвятить этому свою жизнь? Ради этого, возможно, придется пожертвовать, другими ценностями, так что важно быть уверенным в своем выборе. И это касается не только приведенного примера, но и других смыслов жизни – желания приносить людям пользу, иметь власть, быть знаменитым, посвятить себя семье. Можно выбрать несколько областей, главное – это должно быть то, чем вы реально хотите заниматься и чему готовы посвятить жизнь, то, что сделает вас счастливым и поможет реализоваться.

Б. Франклин описывает свои жизненные ценности и план по их достижению в автобиографии. Для него ценностями были те простые истины, которые он узнал от квакеров в юности. На основе их культивирования он строил свою карьеру и старался всегда придерживаться провозглашенных принципов (по сведениям современников с порядком это не всегда получалось):

Воздержание. Есть не до пресыщения, пить не до опьянения.

Молчание. Говорить только то, что принесет пользу мне или другим людям, избегать пустых разговоров.

Порядок. Каждая вещь имеет свое место, а каждое дело – свое время.

Решительность. Решаться делать то, что должно быть сделано; неукоснительно выполнять то, что решено.

Бережливость. Деньги тратить только на то, что приносит благо мне или другим; ничего не расточать.

Трудолюбие. Не терять времени; быть всегда занятым чем-либо полезным, избегать ненужных действий.

Искренность. Не использовать вредный обман; думать честно и справедливо, этого же правила придерживаться в разговоре.

Справедливость. Не причинять никому вреда; не поступать несправедливо и не избегать добрых дел.

Умеренность. Избегать крайностей; терпимо относиться к оскорблениям.

Чистота. Соблюдать телесную чистоту, опрятность в одежде и в жилище.

Спокойствие. Не волноваться по пустякам и по поводу обычных или неизбежных случаев.

Целомудрие. Быть целомудренным в мыслях, управлять своими инстинктами.

Скромность. Подражать Иисусу и Сократу.

Эти ценности более абстрактны, чем власть или известность, которые приводят в качестве примера современные практикующие технику пирамиды Франклина. Но это не главное. Главное, чтоб они не шли вразрез с глобальной целью. Если человек тщеславен и честолюбив, он не сможет долго работать на командный результат. Или сможет, но не будет счастлив. Поэтому еще раз повторим – определяйте свои ценности осторожно и взвешенно.

Глобальная цель

Глобальная цель это следующий блок пирамиды Франклина. Он расположен и держится на основе определенных ранее жизненных ценностей и представляет собой максимально желаемый результат, цель всей жизни. Если первая ступень это смысл, который проявляется в ответе на вопрос: ради чего я живу; то глобальная цель должна давать понимание того, когда этот смысл будет достигнут.

Объясним на примере. Для профессионального футболиста, выбравшего смыслом жизни реализацию на спортивном поприще и достижение всемирной известности и легендарной славы, глобальная цель – победа в Лиге Чемпионов и на Чемпионате Мира. Для человека желающего приобрести власть в качестве политика, глобальной целью будет победа на выборах президента или назначение на должность премьер-министра.

Генеральный план

Генеральный план – пошаговая инструкция, план того, как будет достигнута глобальная цель. На данной ступени пирамиды Франклина он большой и обобщенный. В случае с футболистом, чтобы попасть в сильную команду и быть вызванным в сборную, ему нужно добиться успеха сначала с молодежным составом. К примеру, выиграть трофей во второй лиге, пройти квалификационный раунд и т. д. На пути к креслу президента или премьера, нужно приобрести необходимый опыт в управлении, администрировании – окончить профильный вуз, быть избранным мэром, губернатором, депутатом, возглавить партию.

Долгосрочный план

Долгосрочный план – планирование 3-5 последующих лет для достижения конкретных целей. Он должен соответствовать одному из пунктов генерального плана, приближая таким образом глобальную цель. Для честолюбивого политика, желающего стать премьер-министром, важно получить необходимое высшее образование, например, в сфере управления или политологии. Хороший вуз даст и знания, и знакомство с нужными людьми. Для футболиста долгосрочный план может заключаться в переходе в академию более известного тренера с целью прогресса под его руководством и победы в молодежных состязаниях, с дальнейшим подписанием контракта с профессиональны клубом.

Краткосрочный план

План на несколько недель или месяцев. Это в свою очередь часть достижения пункта долгосрочного плана. Он достаточно конкретен. Так, чтобы поступить в хороший вуз с дальнейшим прицелом на политическую карьеру, нужно некоторое время уделить подготовке к тестированию, сдаче экзаменов по профильным предметам. Молодому футболисту, желающему перейти на обучение к более опытному тренеру, нужно поработать над выносливостью и реализацией моментов. Это краткосрочный план.

План на день (неделю)

Вершина пирамиды Франклина. На нашем сайте мы публиковали урок о том, . В случае с пирамидой план на день это самая мелкая единица в достижении глобальной цели, которая на шаг приближает к ней. В контексте выбранных примеров это может быть тренировка ударов с обеих ног, с разных дистанций и разных участков поля для футболиста. Для политика это, к примеру, прочтение перед экзаменом по теории государства и права «Государя» Н. Макиавелли.

Для многих пирамида Франклина покажется непосильным заданием, поскольку требует планирования фактически всей жизни. Это невозможно, это скучно, это убивает неожиданность. Но это не так. Все мы в своей жизни преследуем какую-то цель, а в выборе средств нас никто не ограничивает. Пирамида Франклина это, по сути, лишь более конкретное представление о достижении этой цели.

Хотите научиться применять пирамиду Франклина и другие инструменты тайм-менеджмента, эффективно планировать и управлять своим временем? Пройдите курс «Лучшие техники тайм-менеджмента»!

— Управление временем Бенджамина Франклина
— Матрица управления временем Стивена Кови
— GTD Дэвида Аллена

Система Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели.

Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Б. Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней - долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.

1-я ступень пирамиды.
«Строительство» пирамиды начинается с основания. Именно от основания и будут зависеть все дальнейшие действия. На данном этапе следует определиться с жизненными принципами: обозначить свои ценности, разобраться, с тем, что важно, а что - не очень.

2-я ступень пирамиды.
Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.

3-я ступень пирамиды.
3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда вы составите генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается.

4-я ступень пирамиды.
Теперь самое время приступить к составлению долгосрочных планов - планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в этом году»), а четко прописывать сроки (например, «с сентября по ноябрь» n-го года).

Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, вы будете постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок.

Постарайтесь сопоставить каждый пункт долгосрочного плана с пунктом генерального. Вы должны точно знать, к реализации какого пункта генерального плана вы приближаетесь, стараясь выполнить конкретный пункт долгосрочного плана.

Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5-я ступень пирамиды.
На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного.

Краткосрочным планам, также, как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения, только тогда их составление будет не пустой тратой времени.

Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6-я ступень пирамиды.
На последнем заключительном этапе вам придется заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые вы разработали, «взбираясь» на предыдущую ступень.

Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Например: «Занятия вокалом с преподавателем с 10.00 до 17.00».
Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.

— Матрица управления временем Стивена Кови

Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови, условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.

Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.

Квадрат 1.
Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.

Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.

Квадрат 2.
Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.

Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.

Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.

Квадрат 3.
К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.

Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.

Квадрат 4.
Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.

Возможно, вас заинтересует статья « «.

— GTD Дэвида Аллена

Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и . Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники.

Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.

Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.

Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.

В отличие от С. Кови, автор GTD считает главным не выделять приоритеты, а контролировать процесс выполнения задач и, на основе результатов, строить видение будущего. Очевидно, что это диаметрально противоположно принципу пирамиды Франклина, ведь Аллен предлагает заканчивать глобальными планами, а не начинать с них. Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:

1) Управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;

2) 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);

3) Естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).

Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому.

С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий.

Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.

Материал подготовлен Дилярой специально для сайт

Бенджамин Франклин (1706-1790) - да-да, тот самый Франклин, который улыбается нам со стодолларовой купюры, - известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Пятнадцатый ребёнок в бедной семье, получивший всего два класса образования, Бен Франклин стал одним из образованнейших и известнейших людей своего времени благодаря неуемной тяге к знаниям и упорной работе над собой. Он самостоятельно освоил несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский языки, латынь. Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. По сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин - один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США, и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.

Как Бенджамин Франклин успевал заниматься всеми этими делами сразу, остаётся загадкой. Но известно, что времени ему катастрофически не хватало, и он разработал собственную систему управления временем, которая позволяла ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека.

Суть системы управления временем Бенджамина Франклина

Система Бенджамина Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели. Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней - долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.

1-я ступень пирамиды

«Строительство» пирамиды начинается с основания. Именно от основания и будут зависеть все дальнейшие действия. На данном этапе следует определиться с жизненными принципами: обозначить свои ценности, разобраться, с тем, что важно, а что - не очень.

У каждого из нас свои приоритеты. У одних на первом месте наука, у других - деньги, у третьих - власть, у четвертых - известность, у пятых - творчество и т. д. Одни дорожат семьей, и для них важно как можно больше времени проводить с близкими. Другие стремятся проявить себя в работе и ради этого готовы трудиться день и ночь. Кому-то важна близость с Богом, и они готовы отдаться служению церкви. А кому-то важнее служение людям, они искренне мечтают помочь всем страждущим и обделенным.

Составив список ценностей, тщательно изучите его еще раз. Исключите ценности, которые противоречат друг другу.

Записанные ценности стоит пересматривать примерно один раз в год. Время идет, и вполне нормально, что ваши жизненные приоритеты меняются.

2-я ступень пирамиды

Следующий этап напрямую зависит от предыдущего. Исходя из выбранных ценностей, необходимо поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий.

К примеру, если для вас главное - творчество и известность, значит, вы можете стремиться к тому, чтобы стать знаменитым художником, писателем или артистом. Если для вас важнее всего финансовая независимость - значит, вашей глобальной целью может стать накопление значительной суммы денег, например, миллиона долларов.

Помните, глобальная жизненная цель не должна противоречить вашим жизненным ценностям. В противном случае ее достижение не принесет должного удовлетворения.

3-я ступень пирамиды

3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда вы составите генеральный план. В рамках системы Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей: в генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается.

Так, если вы решили стать артистом эстрады, вам необходимо получить соответствующее образование, овладеть ораторским искусством, найти хорошего продюсера и многое другое.

Вносить изменения в генеральный план следует каждый год.

4-я ступень пирамиды

Теперь самое время приступить к составлению долгосрочных планов - планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в этом году»), а четко прописывать сроки (например, «с сентября по ноябрь» n-го года).

Неправильно: Я пройду курс театрального мастерства в ближайшие 2 года.

Правильно: Я пройду курс театрального мастерства в период с мая по сентябрь 2016 года.

Указание конкретного срока ускорит приближение к цели . Человек по своей природе довольно ленив и, «забыв» указать конкретный срок, вы будете постоянно откладывать выполнение задачи и переносить ее реализацию на более поздний срок.

Постарайтесь сопоставить каждый пункт долгосрочного плана с пунктом генерального. Вы должны точно знать, к реализации какого пункта генерального плана вы приближаетесь, стараясь выполнить конкретный пункт долгосрочного плана.

Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5-я ступень пирамиды

На данном этапе необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного.

Например, если в долгосрочный план вы внесли пункт «Обучение в консерватории», то в краткосрочный вам следует внести такие пункты, как: «Подготовка к вступительным экзаменам», «Подача документов в приемную комиссию» и т. д. Иными словами, каждый пункт долгосрочного плана придется поделить на несколько более мелких задач.

Краткосрочным планам, также как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения, только тогда их составление будет не пустой тратой времени.

Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6-я ступень пирамиды

На последнем заключительном этапе придется заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов, которые вы разработали, «взбираясь» на предыдущую ступень.

Так, если в предыдущем плане у вас числилась «Подготовка к вступительным экзаменам», то в плане на день вы можете, например, указать: «Подготовка к экзамену по вокалу». Если же уложиться в один день невозможно, то разбейте план на несколько дней.

Например: 17 мая 2016 года - выучить текст песни и начать самостоятельно разучивать песню под музыку, 18 мая 2016 года - занятия с преподавателем по вокалу.

Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Например: «Занятия вокалом с преподавателем с 10.00 до 17.00».

Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.

Управление временем в течение дня

Составляя планы на день, необходимо учитывать приоритетность того или иного дела. Обычно все дела можно отнести к одной из 3-х категорий.

• Важные - дела, откладывать выполнение которых ни в коем случае нельзя. Эти дела следует выполнять в первую очередь. Их невыполнение или неверное выполнение может привести к нарушению краткосрочных планов.
• Второстепенные - дела, выполнить которые желательно в ближайшее время. Правда сделать это можно не только сегодня, но и завтра или послезавтра. Главное сильно не затягивать, ведь даже самое несрочное дело может стать срочным, если о нем позабыть.
• Малозначительные - дела, которые все же нужно выполнить. Конечно, лучше сделать их побыстрее, однако ничего страшного не произойдет, если и отложить их на недельку-другую.

Сначала следует приступить к выполнению важных дел, потом перейти к выполнению второстепенных и, если останется время, заняться малозначительными делами. Не стоит хвататься сразу за все, в противном случае можно вообще ничего не успеть.

К срочным делам можно отнести следующие дела: «Подача документов» (в случае, когда до конца работы приемной комиссии осталось пару дней), «Завершение рабочего проекта» (срывать сроки ни в коем случае нельзя), «Экзамен» (тут и пояснений не требуется) и т. д. К второстепенным делам можно зачислить: «Поздравление друга с профессиональным праздником» (конечно, поздравить нужно именно сегодня, но, экзамен или работа важнее), «Занятие с преподавателем по вокалу» (да, вы уже давно обо всем договорились, и переносить занятие не желательно, но в принципе - вполне возможно), «Покупку новых штор или новой бытовой техники» (и без штор, и без техники вы вполне сможете обойтись несколько дней). В список малозначительных дел можно внести: «Чтение нерабочей электронной почты», «Скачивание новой версии компьютерной игры», «Покупку нового костюма» и тому подобные занятия, не имеющие никакого отношения к вашей глобальной цели.

Обратите внимание: если выполнение какого-то дела вы переносите уже в который раз, задумайтесь, а действительно ли оно имеет для вас хоть какую-то ценность, может его просто вычеркнуть из списка?

Система Франклина и дневник

В Соединенных Штатах Америки продаются дневники, «расчерченные» по системе Франклина. Несколько первых или последних страниц такого дневника предназначены для фиксации жизненных ценностей и глобальных целей. Там же содержится и таблица для составления генерального плана.

Для записи долгосрочных планов всегда выделяется место в начале дневника, для записи краткосрочных - в начале каждого месяца и каждой недели. Планы на день записываются на страничку с соответствующей датой, причем каждому делу присваивается различная степень приоритетности (A - важные, B - второстепенные, C - маловажные). По мере выполнения дела дополнительно помечаются буквами Х - отмененные или V - выполненные. Перед делами, перенесенными на другой день, ставится новая дата их выполнения.

Управление временем по методу Франклина

Всегда ли Вы успеваете всё, что запланировали? Или же Вам кажется порой, что времени категорически не хватает, и Вы ощущаете себя в цейтноте? Время уходит, утекает, расходуется на ерунду, а важные дела так и остаются несделанными? Если дело обстоит именно так, диагноз ясен — Вы неэффективно организуете своё личное время.

А хотите узнать, как управлял своим временем знаменитый учёный, изобретатель, писатель, философ и политический деятель Бенджамин Франклин? Да-да, тот самый Франклин, который улыбается Вам со стодолларовой купюры. Как же он умудрился совмещать все эти занятия? Говорят, что ему остро не хватало времени, и тогда он придумал особую систему организации личного времени, которая позволила ему успевать больше.

Если Вы примете на вооружение эту систему и будете применять эту систему изо дня в день, Вы сможете не терять время понапрасну, будете успевать больше, сможете структурировать свою жизнь и достичь, наконец, тех целей, о которых долго мечтали. И Франклин чаще будет улыбаться Вам зелёной улыбкой.

Не верите? Думаете, слишком хорошо, чтобы быть правдой? А Вы проверьте…

Бенджамин Франклин (1706-1790) — известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Пятнадцатый ребёнок в бедной семье, Бен Франклин стал одним из образованнейших и известнейших людей своего времени благодаря неуемной тяге к знаниям и работе над собой. Он самостоятельно освоил несколько профессий, изучил французский, испанский, итальянский языки, латынь. В течение 20 лет Франклин издавал «Пенсильванскую газету» и почти 30 лет — литературный журнал «Альманах бедного Ричарда». Он открыл первую в США публичную библиотеку, создал Американское Философское Общество и основал Пенсильванский Университет. Заинтересовавшись физикой, Франклин самостоятельно прошёл путь от полного профана до учёного с мировым именем, сделал важнейшие открытия в области электричества и создал теорию кораблестроения. По сей день широко используются такие изобретения Франклина, как громоотвод, электрический запал, бифокальные очки, летнее время и т.д. Кроме того, Франклин — один из наиболее видных политических деятелей Америки. Он был одним из авторов Декларации независимости США и под ней стоит его подпись. В годы борьбы Америки за независимость Франклин был посланником в Европе и заключил союзный договор с Францией, а затем и мирный договор с Англией. И это ещё далеко не полный список того, чем прославился этот удивительный человек.

Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека. В рамках этого курса я постараюсь кратко изложить суть его системы, чтобы и Вы могли использовать её для управления своим личным временем.

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» — в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» — она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те — на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения — как процесс строительства этой пирамиды.

1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря — то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого — благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего — слава и высокий социальный статус. Для четвёртого — власть. Для пятого — познание. Для шестого — служение во имя человечества…

Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды — если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени — важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап — построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.

Составляется генеральный план — что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4) Четвёртый этаж пирамиды — долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока — если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 2005 года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности \»социология и политология\» — это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4-5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый этаж — краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6) Наконец, шестой этаж пирамиды — это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана — малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным — наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

• План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
• Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
• Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
• Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель — привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства — кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных). Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов — сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены — перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Чтобы пояснить эту мысль на живом примере, приведу список своих задач на сегодня (16 марта 1999 года):

1. Закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
2. Закончить статью «Система управления временем Б. Франклина».
3. Поздравить приятеля с днём рождения.
4. Получить в университете информацию об апрельских курсах.
5. Забрать куртку из химчистки.
6. Купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
7. Ответить на письма по поводу прошедшей игры «Что? Где? Когда?».

Первая задача является для меня первоочередной, т.к. сегодня истекает срок работы над программой и заказчик должен получить её сегодня, максимум — завтра, но не позже 8 часов утра. Первоочередной является также третья задача — человека надо поздравить с днём рождения именно в этот день (впрочем, если бы разговор с ним мог отнять много времени, я бы отнёс эту задачу к второстепенным, так как работа над программой всё-таки важнее).

Четвёртая и шестая задачи являются второстепенными — необходимо сделать и то, и другое в течение ближайших дней, было бы неплохо сделать это сегодня, но если я буду слишком занят и не смогу уделить время этим делам, я могу безболезненно отложить их на завтра.

Вторая, пятая и седьмая задачи являются для меня малозначительными — я могу сколь угодно долго откладывать их без особого ущерба для себя.

В результате список, если отсортировать его по степени приоритетности задачи, должен будет принять следующий вид:

1. Обязательно закончить внесение изменений в программу и передать её заказчику.
2. В перерыве — обязательно поздравить приятеля с днём рождения.
3. Если успею — получить информацию об апрельских курсах.
4. Если успею — купить стиральный порошок и туалетную бумагу.
5. В свободное время закончить статью.
6. В свободное время забрать куртку из химчистки.
7. В свободное время ответить на письма.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время.

Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое — времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным.

Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным — хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно — уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.

Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план — 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план — 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).

В таблице предусмотрены два специальных столбца — для обозначения приоритета задачи («Пр.») и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A », второстепенные — буквой «B » и маловажные — буквой «C ».

Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать значком ∨ (птичкой). Отменённые — по той или иной причине — значком x (крестиком), желательно так же вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего — следующего), а в графе «Статус» за текущий день ставится значок \»→ \» (стрелка) и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.

Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:

Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их на послезавтра (и на страничке за 18/03/1999 появились соответствующие записи).

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы — как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».

И помните главное — Ваш бизнес может приносить больше денег!

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» - в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» - она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения - как процесс строительства этой пирамиды.

1) Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей.

Человек определяет свои жизненные ценности (грубо говоря - то, чего он хочет от жизни). Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого - благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего - слава и высокий социальный статус. Для четвёртого - власть. Для пятого - познание. Для шестого - служение во имя человечества...

Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды - если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование.

Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени - важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2) Следующий этап - построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый.

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй.

Составляется генеральный план - что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4) Четвёртый этаж пирамиды - долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока - если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет...), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего.

В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5) Пятый этаж - краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Следует составить план на срок от 2-3 недель до 2-3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6) Наконец, шестой этаж пирамиды - это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана - малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным - наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

• - План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
• - Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
• - Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
• - Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель - привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов - сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены - перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными. Все сделанные дела заносят в таблицу в которой дела записаны по приоритетности их выполнения.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы - как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.